Functieomschrijving

Als Executive & Accounting Assistant ondersteun je de boekhouding, de administratie en de dagelijkse werking van een onderneming die investeert in de ontwikkeling van nieuwe medische behandelingen.

Je start in Zaventem, waar je de processen leert kennen en nauw samenwerkt met het financiële team en het management. Vanaf september 2027 ga je aan de slag bij een van de ondernemingen waarin wordt geïnvesteerd, gevestigd in Leuven. Daar coördineer je zelfstandig de dagelijkse kantoorwerking en ondersteun je de CEO en het team.

Je verantwoordelijkheden:

• Registreren en verwerken van leveranciersfacturen en onkostennota’s.
• Toewijzen van kosten aan de juiste budgetten.
• Controleren van facturen aan de hand van contracten en bestelbonnen.
• Opvolgen van afwijkingen en coördineren van factuurgoedkeuringen.
• Voorbereiden van documenten voor betalingen.
• Bijhouden van bestelbonnen en financiële gegevens.
• Ondersteunen van de dagelijkse boekhouding en afstemmen van bedrijfscreditkaarten.
• Voorbereiden van documenten voor interne en externe audits.
• Beantwoorden van vragen van leveranciers en collega’s over facturen en betalingen.
• Beheren van digitale documenten, waaronder contracten en vertrouwelijkheidsovereenkomsten.
• Opvolgen van kantoorbenodigdheden, IT-vragen en gebouwbeheer.
• Onthalen van bezoekers en behandelen van telefoons en correspondentie.
• Organiseren van vergaderingen, evenementen en zakenreizen.
• Ondersteunen bij agendabeheer en het opmaken van vergaderverslagen.
• Beheren van toegangsrechten en licenties voor digitale bedrijfstoepassingen.