Functieomschrijving

Voor een dynamische KMO binnen de servicesector zijn we op zoek naar een veelzijdige en zelfstandige Office Manager. In deze functie ben je een belangrijke spil binnen de organisatie. Je combineert administratie, klantencontact, HR-ondersteuning en de praktische organisatie van opleidingen.

Geen dag is hetzelfde: je houdt verschillende processen tegelijk in beweging en zorgt ervoor dat zowel klanten als collega's op een professionele en efficiënte manier worden ondersteund.

Wat ga je doen?

• Je verzorgt de administratieve en commerciële opvolging van klanten, van offertes en documenten tot dagelijkse communicatie.
• Je bewaakt de administratieve flow, waaronder inkomende communicatie, documentenbeheer en facturatie.
• Je ondersteunt de HR-administratie, bijvoorbeeld rond personeelsdossiers, bedrijfswagens en verzekeringen.
• Je organiseert opleidingen van A tot Z: je voorziet lokalen, materialen en catering en zorgt ervoor dat alles praktisch klaarstaat.
• Je plant trainingen in en informeert deelnemers en trainers tijdig over de nodige praktische details.
• Je onderhoudt contacten met leveranciers en volgt bestellingen en praktische afspraken op.
• Je organiseert zakelijke verplaatsingen en regelt onder meer vluchten en hotelreservaties.
• Je ondersteunt marketinginitiatieven, beurzen en activiteiten die bijdragen aan de online zichtbaarheid van de organisatie.
• Je helpt mee om de dagelijkse werking vlot, gestructureerd en efficiënt te laten verlopen.