Functieomschrijving

• Je werkt samen met je collega's van de SAP-antennepool en met je collega HR-ondersteuners om expertise te delen, processen te verbeteren en een ononderbroken dienstverlening aan te bieden tijdens afwezigheden.
• Je behaalt via een aangeboden opleidingstraject op korte tijd de KU Leuven antenne-accreditatie (financieel + HR).  
• Je blijft door deelnames aan opleidingen, zelfstudie en teamoverleg een expert in je vakgebied.
• Je bent een essentiële schakel tussen het departement en de centrale universitaire diensten (Personeelsdienst, Financiële Dienst, Juridische Dienst, Aankoopdienst, Doctoral School, Admissions, Dienst Studiegelden & Mobiliteit, …) en zorgt mee voor een vlotte doorstroom van taken en informatie. 

Betreffende het financiële luik van je functie neem je, samen met je collega's van de financiële antennepool, onder andere volgende taken op:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze onderzoekers in verband met financiële en administratieve vragen.
• Je informeert en adviseert hen over de financiële procedures en richtlijnen.
• Je geeft advies over de financiële gebruiksrichtlijnen van de kredieten en volgt op dat deze tijdig en correct gebruikt worden.
• Je staat in voor de verwerking van uiteenlopende financiële verrichtingen in SAP (interne en externe facturen, bestellingen en leveringen, aankoopdossiers, leveranciersfacturen, verkoopsfacturen, ...).
• Je verwerkt eveneens beroepskosten, reiswijzers en uitgaven via kredietkaarten.
• Je beheert mee de jou toegewezen kredieten, je doet proactief voorstellen tot kredietoptimalisatie en rapporteert periodiek.

Betreffende het HR-luik van je functie neem je, samen met je collega HR-ondersteuners, onder andere volgende taken op:

• Je staat in voor de administratieve opvolging van vacatures en aanstellingen van de verschillende personeelscategorieën.
• Je stelt kostprijssimulaties op en begeleidt leidinggevenden bij het zoeken naar de best mogelijke aanstellingsmodaliteiten.
• Je volgt proactief personeelsdossiers op en adviseert de leidinggevenden en kredietbeheerders over personeelsstatuten, contractverlengingen en herfinancieringen. 
• Je verwerft kennis over de HR-procedures aan KU Leuven en over de mogelijkheden en de beperkingen van de verschillende personeelsstatuten. Je krijgt hiervoor de nodige opleiding.