Functieomschrijving

Als coördinator facilitair beheer ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse operationele aansturing van de facilitaire dienstverlening binnen de toegewezen gebouwen van stad Beringen.

Je vormt de schakel tussen gebouwgebruikers, medewerkers, externe partners en de dienst facilitair beheer. Samen met jouw team zorg je ervoor dat de gebouwen, dienstverlening en ondersteuning beantwoorden aan de verwachtingen van de organisatie.

Je werkt hiervoor nauw samen met je leidinggevende, de deskundige facilitair beheer en vertaalt het facilitaire beleid naar een efficiënte dagelijkse werking.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Je staat in voor de dagelijkse planning, organisatie en opvolging van de facilitaire werkzaamheden binnen jouw werkgebied.
• Je bent de rechtstreekse leidinggevende van het schoonmaakteam en een aantal facilitair medewerkers. Je zorgt voor een duidelijke taakverdeling, coaching en opvolging.
• Je stelt prioriteiten binnen de dagelijkse werking en zorgt ervoor dat dringende en belangrijke opdrachten op een efficiënte manier worden afgehandeld.
• Je bent samen met jouw team het eerste aanspreekpunt voor gebouwgebruikers met facilitaire vragen en zoekt mee naar haalbare en klantgerichte oplossingen.
• Je onderhoudt de contacten met externe leveranciers en dienstverleners (bv. externe schoonmaakfirma, glazenwasser, catering, technische onderhoudsfirma’s, …) en volgt de kwaliteit van hun dienstverlening actief op.
• Je bewaakt gemaakte afspraken en spreekt medewerkers, leveranciers en gebruikers aan wanneer afspraken niet worden nageleefd.
• Je werkt mee aan de opvolging van onderhouds-, leverings- en dienstverleningsovereenkomsten.
• Je ondersteunt de organisatie van interne evenementen, recepties en andere facilitaire opdrachten.
• Je staat in voor de opmaak en opvolging van bestelbonnen, prestaties, leveringen en facturen.
• Je zorgt voor een correcte registratie van informatie, meldingen, afspraken en uitgevoerde werkzaamheden.
• Je hecht veel belang aan rapportering en zorgt ervoor dat relevante informatie tijdig gedeeld wordt met de deskundige facilitair beheer.
• Je werkt procedures, werkinstructies en werkafspraken uit en houdt deze actueel.
• Je denkt actief mee over verbeteringen binnen de dienstverlening en formuleert voorstellen om processen efficiënter te organiseren.
• …

De functie vereist een gezonde balans tussen klantgerichtheid en daadkracht. Je bent voldoende flexibel om in te spelen op de noden van gebouwgebruikers en medewerkers, maar kan tegelijk duidelijke prioriteiten stellen, grenzen bewaken en beslissingen nemen wanneer de situatie hierom vraagt.