Functieomschrijving

Een unieke stad wil ook in de digitale wereld de beste zijn. Daarom doen Antwerpen en Gent voor hun ICT-diensten een beroep op de mensen van Digipolis. Want bij Digipolis gaan we er elke dag weer voor, met een heel bijzondere missie in het achterhoofd: van de stad een aangename woon- en werkomgeving maken. Dankzij Digipolis kunnen de stads- en politiediensten, het OCMW en verschillende scholen rekenen op de meest dynamische ICT-dienstverlening. Bovendien geven onze mensen niet alleen het beste van zichzelf... ze krijgen er ook heel wat voor terug: reële groeikansen, gevarieerde projecten en tal van opleidingen die hen in staat stellen op de hoogte te blijven van de allernieuwste hightech. En dat alles in een organisatie die de voordelen van privé- en overheidsondernemingen perfect combineert. Klaar om met je ICT-ervaring aan de slag te gaan in Antwerpen of Gent én voor alle Antwerpenaren en Gentenaren? Dan is Digipolis zeker jouw ding!

Jobomschrijving

1. Accounts Receivable

• Opmaken van verkoopvoorstellen / verkoopfacturen en versturen van bijkomende informatie aan leden/klanten.
• Lanceren, beheren en versturen van betalingsherinneringen via SAP.
• Opvolgen van leden/klanten met openstaande posten tijdens maandelijks overleg.
• Afstemmen van de debiteurenrekening en uitklaren van reconciliatieverschillen, minstens halfjaarlijks via officiële template.
• Beantwoorden van ad-hoc vragen van klanten m.b.t. verkoopfacturen.
• Boekhoudkundige controle van openstaande vorderingen.

2. Accounts Payable (back-up)

• Registreren, controleren en boeken van aankoopfacturen en afrekening kredietkaart.
• Corrigeren van foutief verwerkte aankoopfacturen.
• Nazicht betaalvoorstel.
• Communicatie naar collega’s die de betalingen voorbereiden van manueel te betalen facturen (slechts in uitzonderlijke gevallen).
• Communicatie naar collega’s die verkoopfacturen opmaken van materiële geboekte aankoopfacturen met oog op onmiddellijke doorfacturatie.
• Opvolgen van aanmaningen (reconciliatie) verstuurd door leveranciers en nazicht / herberekening van de door hen gevraagde nalatigheidsvergoeding.
• Opvolgen van geregistreerde facturen.

3. Banken & dagelijkse financiële verwerking

• Boeken en controleren van bankverrichtingen.
• Verwerken van bankuittreksels.
• Klaarzetten betaalbestand en manuele betalingen, incl. verzenden mails naar goedkeurders.
• Opvolging saldo zicht- en spaarrekening met oog op optimalisatie interesten en dit op basis van cashflow forecast.
• Informeren stakeholders rond cash positie en ondersteuning bij cash planning.

4. General Accounting

• Boeken en controleren van algemene journaalposten, incl. loongerelateerde journaalposten.
• Periodieke afstemmingen van balansrekeningen.
• Afpunten en opvolgen van boekingen op wachtrekeningen.
• Voorbereiden van periodieke afsluiting.
• Voorbereiden van auditdossiers voor interne en externe controle.
• Ondersteunen bij de opmaak van financiële staten en rapporten.
• Rapporten trekken en beheren naar aanleiding van ad-hoc vragen van klanten of interne stakeholders.
• Voorbereiding maandelijkse btw-aangifte.
• Voorbereiding kwartaal rapportering betalingsbalansen.
• Voorbereiding fiscale fiches.

5. Overheidsaccounting – BBC (Beleids- en Beheerscyclus)

• Toepassen van de regels en logica van BBC-boekhouding.
• Helpen bij het voorbereiden of controleren van BBC-rapportages (budget, meerjarenplanning, rekening).
• Bewaken van traceerbaarheid en uniformiteit volgens BBC-normen.