Functieomschrijving

Over onze klant

Voor een internationale en toonaangevende logistieke dienstverlener in de regio Gent zoekt Talentboxx een Customer Service Executive voor de Control Tower.

Je komt terecht in een dynamische werkomgeving waar klantgerichtheid, teamwork, efficiëntie en duurzaamheid centraal staan.

Jouw functie

Als Customer Service Executive ben je het centrale aanspreekpunt voor klanten, transportplanning, verzendafdelingen, het magazijn en externe partners.

Je coördineert de operationele, commerciële en administratieve opvolging van transportopdrachten. Daarbij zorg je ervoor dat elke zending vlot, tijdig en kostenefficiënt wordt uitgevoerd.

Je bewaakt het volledige proces: van de ontvangst en verwerking van de bestelling tot de levering, documentatie en facturatie.

Jouw takenOrder- en klantenbeheer

• Je ontvangt klantenorders en verwerkt deze in de relevante systemen.

• Je past orders aan volgens de afspraken met de klant, het magazijn en de transportplanning.

• Je ontwikkelt en onderhoudt goede relaties met klanten en interne afdelingen.

• Je volgt alle klantenorders dagelijks op.

• Je communiceert duidelijk over vertragingen, afwijkingen en mogelijke oplossingen.

• Je bewaakt de tijdige ophaling en levering van zendingen.

• Je zorgt ervoor dat klanten volgens de afgesproken voorwaarden worden bediend.

• Je zoekt naar de best mogelijke oplossing met aandacht voor klanttevredenheid en rendabiliteit.

Operationele en administratieve opvolging

• Je ondersteunt de transportplanning op administratief vlak.

• Je boekt tijdsloten en leveringen volgens de instructies van de klant.

• Je stemt ophalingen en leveringen efficiënt op elkaar af.

• Je maakt transport- en verzenddocumenten op en controleert deze.

• Je verwerkt onder andere EAD’s, leveringsdocumenten, facturen en documentatie rond verpakkingen.

• Je maakt de juiste labels aan.

• Je uploadt documenten in de relevante systemen.

• Je verzorgt de administratieve afhandeling van deepsea-containers.

• Je verwerkt shipping instructions, VGM-gegevens en douanedocumenten.

• Je maakt boekingen aan bij rederijen.

• Je registreert informatie over magazijnactiviteiten, verzendingen, inkomsten en extra kosten.

• Je volgt de facturatie en forecasts op.

• Je stelt KPI’s op en bewaakt deze.

• Je communiceert klantafspraken en criteria naar alle betrokken partijen.

• Je controleert of de activiteiten voldoen aan wettelijke vereisten en geldende kwaliteitsnormen.