Functieomschrijving

Administratief medewerker |  Antwerpen | 20-32 uur per week 

Ben jij iemand die graag orde schept in dossiers, snel weg is met nieuwe systemen en voldoening haalt uit een administratie die écht klopt? Dan hebben we misschien wel een interessante uitdaging voor jou.

Voor een expertisebureau in de maritieme sector, zijn we op zoek naar een administratief medewerker dossierbeheer. Jij wordt een belangrijke schakel achter de schermen: terwijl de surveyors op het terrein aan de slag zijn, zorg jij ervoor dat hun dossiers administratief tot in de puntjes opgevolgd worden.

Wat ga je doen?

• Je maakt dossiers aan, verwerkt gegevens en volgt de status ervan op.
• Je vraagt de nodige documenten op, controleert ze en zorgt dat alles netjes geklasseerd wordt. Denk bijvoorbeeld aan B/L's, packing lists, weegbrieven, tally sheets en analysecertificaten.
• Je verwerkt de informatie van de surveyors in rapporten en maakt deze verzendklaar, inclusief bijlagen en foto's.
• Je beheert de gedeelde mailboxen: opdrachten bevestigen, ontbrekende documenten opvragen en opvolgen.
• Je plant survey-afspraken in met terminals, expediteurs, ontvangers en andere betrokken partijen.
• Je bereidt de facturatie per dossier voor en volgt betalingen op.
• Je houdt contact- en dossiergegevens up-to-date en zorgt voor een correcte archivering.
• Je werkt voornamelijk in het eigen dossier- en rapportagesysteem. Geen zorgen als je dit systeem nog niet kent: je krijgt een volledige interne opleiding.