Functieomschrijving

• Ondersteunen van de CEO als vast aanspreekpunt voor interne en externe vragen, dossiers en verzoeken.

• Beoordelen van binnenkomende dossiers en inschatten van urgentie, betrokken partijen en nodige vervolgstappen.

• Verzamelen en analyseren van relevante achtergrondinformatie, ook bij nieuwe of complexe onderwerpen.

• Inschatten van technische vraagstukken en tijdig afstemmen met technische specialisten of projectverantwoordelijken wanneer nodig.

• Voorbereiden van de CEO op interne en externe gesprekken door situaties, aandachtspunten en mogelijke oplossingen helder in kaart te brengen.

• Doornemen van bestekken, technische documenten, contracten en andere relevante dossierinformatie.

• Vertalen van technische en organisatorische informatie naar duidelijke nota's, samenvattingen en overzichtelijke rapporten.

• Opstellen van presentaties voor interne vergaderingen en overlegmomenten met klanten, partners of andere betrokkenen.

• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, zowel praktisch als inhoudelijk.

• Opvolgen van actiepunten, afspraken en beslissingen tot een correcte afronding.

• Bewaken van deadlines en tijdig signaleren wanneer bepaalde acties vertraging dreigen op te lopen.

• Beheren van de agenda en efficiënt inplannen van afspraken en overlegmomenten.

• Verzorgen van correspondentie, verslaggeving en administratieve opvolging waar nodig.

• Fungeren als professioneel en discreet aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

• Behandelen van vertrouwelijke informatie met de nodige discretie en zorgvuldigheid.