Functieomschrijving

Voor een wereldwijd opererende logistieke dienstverlener met een internationaal netwerk en een uitgebreid aanbod aan logistieke oplossingen zijn we op zoek naar een Customer Service Officer.

Om de verdere groei van onze Contract Logistics-activiteiten in de regio Kempen-Limburg te ondersteunen, zijn wij op zoek naar een gemotiveerde en klantgerichte Customer Service Officer.

Communiceer je vlot, neem je verantwoordelijkheid voor klantenvragen en werk je graag nauw samen met zowel klanten als operationele teams? Dan ben jij misschien de betrouwbare schakel tussen onze klanten en onze magazijnactiviteiten die wij zoeken.

Als Customer Service Officer ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten waarvan de logistieke activiteiten worden beheerd vanuit onze vestiging in Eindhout. Je bouwt professionele klantenrelaties op en onderhoudt deze, terwijl je ervoor zorgt dat klanten steeds correcte, duidelijke en tijdige informatie ontvangen.

Je coördineert de administratieve opvolging van klantorders, bewaakt de voortgang ervan en werkt nauw samen met interne en externe stakeholders om vragen of operationele problemen op te lossen. Daarbij begrijp je de prioriteiten van de klant en houd je tegelijkertijd rekening met operationele mogelijkheden en interne afspraken.

Wanneer zich problemen of klachten voordoen, neem je eigenaarschap, onderzoek je de situatie en coördineer je de nodige acties. Dankzij proactieve communicatie en een gestructureerde opvolging help je klantontevredenheid om te zetten in vertrouwen en een langdurige klantenrelatie.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:

• Het coördineren en administratief opvolgen van het volledige klantorderproces.
• Het monitoren van orders, prioriteiten en afgesproken serviceniveaus en tijdig actie ondernemen bij afwijkingen of risico's.
• Klanten proactief informeren over de status en voortgang van hun orders.
• Inzicht verwerven in de activiteiten, verwachtingen en prioriteiten van de klant.
• Fungeren als schakel tussen de klant en interne stakeholders, waaronder Teamleaders, Foremen en Managers.
• Deelnemen aan dagelijkse operationele meetings en de juiste informatie verzamelen om klantvragen correct te beantwoorden.
• Klantvragen en klachten behandelen door problemen te registreren, oorzaken te analyseren en passende corrigerende acties te coördineren.
• Kritieke of terugkerende problemen tijdig en gestructureerd escaleren.
• Klantgerelateerde KPI's opvolgen en trends of terugkerende knelpunten signaleren.
• Zorgen voor een correcte en tijdige facturatie van de geleverde diensten.
• Een nauwkeurige klanten- en orderadministratie bijhouden in de relevante systemen.
• Bijdragen aan continue verbetering door inefficiënties te identificeren en praktische oplossingen voor te stellen.
• Flexibel en constructief meewerken aan wijzigingen in processen, systemen of klantvereisten.
• Samenwerken met collega's en operationele teams om klant-, vestigings- en servicedoelstellingen te behalen.