Functieomschrijving

Als office manager sta je in voor het goede verloop van financiële, human resources, administratieve en organisatorische processen binnen de organisatie van de Vlaamse Hogescholenraad.

Je staat in voor het organiseren van de operationele processen binnen de organisatie, de ondersteuning van de secretaris-generaal en het opvolgen, operationaliseren en uitvoeren van het personeelsbeleid in samenwerking met de secretaris-generaal.

Resultaatsgebieden en verantwoordelijkheden:

1. Organiseren van de financiële, human resources, administratieve en organisatorische processen

• Uitvoeren, coördineren en opvolgen van de financiële, personeelsgerelateerde, organisatorische en administratieve ondersteunende taken.
• Toezien op kwaliteitsvolle en efficiënte uitvoering van taken.
• Opmaken van eenvormige procedures of richtlijnen in samenwerking met de secretaris-generaal.

2. Ondersteunen van de secretaris-generaal

• Beheren van agenda, en briefverkeer secretaris-generaal.
• Logistiek en organisatorisch ondersteunen bij vergaderingen en overlegmomenten van secretaris-generaal.

3. Kwaliteitsopvolging

• Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de uitvoering van de operationele processen.
• Voorbereiden, administratief opvolgen van de begrotingen, , financiële overzichten, personeels- of andere documenten.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders met betrekking tot financiën, human resources en administratieve gegevens.

4. Ondersteunen, operationaliseren en uitvoeren van personeelsbeleid

• Operationaliseren en uitvoeren van het personeelsbeleid.
• Uitdragen en promoten van een kwaliteitscultuur.
• Organiseren van de onboarding van nieuwe medewerkers en on-the-job training