Functieomschrijving

Robert Half is momenteel op zoek naar een Management Assistant (m/v/x).

Het bedrijf is gevestigd in Brussel (Tour & Taxis) en het betreft een voltijdse functie binnen de juridische sector.

Onze klant is een onafhankelijk Belgisch advocatenkantoor met een internationale klantenportefeuille. Je komt terecht in een professionele en dynamische omgeving waar kwaliteit, initiatief en samenwerking centraal staan.

De verantwoordelijkheden van deze functie als Management Assistant zijn:

• Verwerken van correspondentie via e-mail en briefwisseling.
• Zorgen voor een correcte opvolging en archivering van correspondentie en documenten.
• Openen en beheren van cliëntendossiers in het interne beheersysteem.
• Organiseren van zakenreizen en voorzien van de nodige reisdocumenten.
• Inschrijven van medewerkers voor seminars en evenementen en verzorgen van de administratieve opvolging.
• Opstellen, beheren en opvolgen van onkostennota's.
• Beheren van agenda's en bewaken van deadlines.
• Controleren en opvolgen van tijdsregistraties.
• Opstellen en aanpassen van ontwerp-facturen volgens de richtlijnen en feedback van het juridische team.
• Ondersteunen van het boekhoudteam bij de voorbereiding en verzending van facturen aan cliënten.
• Opmaken en formatteren van documenten in Microsoft Word, met bijzondere aandacht voor een uniforme lay-out.
• Nalezen van documenten en uitvoeren van kwaliteitscontroles.
• Organiseren en coördineren van interne seminars.
• Uitvoeren van diverse administratieve taken, zoals het voorbereiden van documenten en het beheren van klassementen.
• Bieden van algemene administratieve ondersteuning aan één of meerdere partners en hun team van advocaten.