Functieomschrijving

Welzijnszorg Kempen brengt de Kempense OCMW’s samen en ontwikkelt diensten en projecten rond welzijn en zorg. Samen met onze medewerkers, lokale besturen en partners werken we aan een regio waar iedereen kan meedoen.

Daarvoor zoeken we een verantwoordelijke secretariaat en communicatie. Schrijf je heldere teksten, heb je oog voor vormgeving en organiseer je graag? Neem je initiatief en ondersteun je collega’s om samen tot een goed resultaat te komen? Dan maken we graag kennis met jou.

Je opdracht

Je zorgt voor heldere interne en externe communicatie en een goed georganiseerd secretariaat. Je werkt nauw samen met de verschillende diensten, geeft leiding aan de secretariaatsmedewerkers en rapporteert aan de adjunct-directeur.

Je geeft onze communicatie mee vorm

• Je denkt samen met collega’s na over de communicatie van projecten en thema’s. Je brengt in kaart welke doelgroepen we willen bereiken en stelt passende boodschappen, kanalen en materialen voor.
• Je schrijft en herschrijft teksten op maat van de lezer: van nieuwsberichten en uitnodigingen tot persberichten en teksten voor onze website.
• Je beheert onze sociale media, bedenkt en maakt content en stemt die af met de betrokken collega’s.
• Je geeft communicatiemateriaal vorm volgens onze huisstijl, zoals uitnodigingen, presentaties en brochures. Voor drukwerk stem je af met de drukkerij en eventuele externe vormgevers en volg je het proces van opmaak tot levering op.
• Je coördineert de inhoud, redactie en vormgeving van het jaarverslag.
• Je onderhoudt de website en maakt pagina’s, nieuwsberichten en inschrijvingsformulieren aan. Je houdt daarbij rekening met digitale toegankelijkheid.
• Je beheert en ontwikkelt ons intra- en extranet verder. Je zorgt voor relevante content en volgt rollen en toegangen op.
• Je helpt organisatiebrede projecten helder over te brengen aan collega’s. Je merkt communicatiebehoeften op en neemt initiatief om onze communicatie te verbeteren.

Je organiseert de werking van het secretariaat

• Je geeft leiding aan de secretariaatsmedewerkers en zorgt samen met hen voor een vlotte administratieve en organisatorische ondersteuning van de diensten. Je verdeelt en volgt het werk op en ondersteunt medewerkers bij vragen en hun verdere ontwikkeling, maar werkt ook zelf actief mee: je neemt concrete zaken op en behartigt die van begin tot eind.
• Je bewaart het overzicht, stelt prioriteiten en zoekt naar manieren om de werking te verbeteren.
• Je zorgt dat het secretariaat de praktische organisatie van bijeenkomsten en evenementen goed opneemt. Je stemt af met de betrokken diensten, maakt duidelijke afspraken en volgt de voorbereiding en uitvoering op.
• Je coördineert aankopen en bestellingen, onderzoekt mogelijkheden en stemt af met leveranciers.