Vind een job
Executive Assistant & Communications Coördinator
Contract
- Vaste job
- Voltijds
- Dagwerk
- Contract van onbepaalde duur
Talenkennis
- Nederlands (Zeer goed)
Vereiste studies
- Of gelijkwaardig door ervaring
- Bachelor
Werkervaring
- Minstens 5 jaar ervaring
Functieomschrijving
Hou je ervan om te organiseren, vooruit te denken én impact te maken? Krijg je energie van het ondersteunen van directie, het bewaken van overzicht én het creëren van sterke communicatie? Dan is dit misschien wel jouw volgende uitdaging.
Bij Alfapass/ABAS zoeken we geen klassieke assistant en ook geen pure communicatiespecialist. We zoeken een sterke allround professional die overzicht bewaart, zaken in beweging zet en mensen met elkaar verbindt.
Je bent de executive support van de CEO van Alfapass, zet mee je schouders onder uitwerking van de interne communicatie bij Alfapass én verzorgt secretariaat en ondersteuning voor ABAS.
Kortom, geen dag is hetzelfde.
Je brengt structuur en overzicht
Je ondersteunt de CEO bij de dagelijkse werking en zorgt ervoor dat prioriteiten, dossiers en acties vlot worden opgevolgd.
• Je beheert en coördineert afspraken en overlegmomenten.
• Je bereidt vergaderingen voor en zorgt voor een efficiënte opvolging.
• Je bewaakt deadlines, actiepunten en belangrijke dossiers.
• Je denkt proactief mee na over hoe processen slimmer en efficiënter kunnen verlopen.
Je ondersteunt de bestuurswerking
Je zorgt ervoor dat bestuursvergaderingen professioneel georganiseerd worden en dat beslissingen correct worden opgevolgd.
• Je plant en organiseert vergaderingen van het bestuur.
• Je bereidt agenda's en vergaderdocumenten voor.
• Je maakt heldere notulen en vertaalt beslissingen naar concrete acties.
• Je onderhoudt contacten met bestuurders en andere stakeholders.
Je brengt onze communicatie tot leven
Je helpt mee om onze organisatie zichtbaar, herkenbaar en toegankelijk te maken.
• Je ondersteunt mee om communicatie en informatie op een duidelijke en professionele manier te verspreiden.
• Je staat in voor het opstellen van nieuwsberichten, presentaties en andere stakeholdercommunicaties.
• Je werkt mee aan de organisatie van events, bijeenkomsten en bedrijfsbezoeken.
Profiel
• Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma in bijvoorbeeld office management, bedrijfsmanagement, communicatie …
• Je hebt minimum 5 jaar relevante ervaring als Executive Assistant, Management Assistant, Office Manager of een vergelijkbare functie.
• Ervaring met directiecomités, raden van bestuur of andere bestuursorganen is een sterk pluspunt.
• Je bent sterk in het plannen, organiseren en prioriteiten stellen.
• Je werkt nauwkeurig en heb je oog voor kwaliteit.
• Je durf je initiatief nemen, werkt zelfstandig en denkt graag een stap vooruit.
• Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken, projecten en gesprekspartners.
• Je voelt je comfortabel in contacten met directie, bestuurders en externe stakeholders.
• Je bent digitaal vaardig en maakt vlot gebruik van Microsoft 365 en andere digitale tools.
Professionele vaardigheden
- Telefonisch onthaal verzorgen
- Een verslag opstellen van een vergadering
- De planning van een verantwoordelijke of medewerker organiseren
- Klanten onthalen
- Interne communicatie opstellen (verslagen, rapporten, nota's, …)
Aanbod
• Een deeltijdse tewerkstelling (80%) in een gevarieerde functie binnen een hecht team met korte communicatielijnen.
• Wij voorzien een aantrekkelijk salaris aangevuld met extralegale voordelen.
• Nauwe samenwerking met directie, bestuurders en stakeholders.
• Ruimte om initiatief te nemen en ideeën in de praktijk om te zetten.
• Een unieke combinatie van executive support, governance en communicatie waarin zowel organisatorische talenten als communicatieve talenten tot hun recht komen.
• De mogelijkheid om mee te bouwen aan organisaties met een belangrijke rol binnen de Antwerpse havengemeenschap.
locatie: Brouwersvliet 33, 2000 Antwerpen
Werk jij mee aan een veilige en drugsvrije haven? Dan is het belangrijk dat je een positieve veiligheidsscreening hebt of bereid bent toestemming te geven zodat wij deze voor jou kunnen aanvragen.
CEPA
Plaats tewerkstelling
brouwersvliet 33 2000 ANTWERPEN
Hoe solliciteren?
Je kan solliciteren via:
Site werkgever
Laat je cv scannen door onze AI-sollicitatiecoach
Zo krijg je tips om je cv te verbeteren en af te stemmen op deze vacature.
VDAB-vacaturenummer: 74855652
VDAB-beroep: Managementassistent
Online sinds: 16-10-2026
Deze functie staat open voor iedereen, ongeacht leeftijd of gender.
Niet alle vacatures zijn nagekeken door VDAB. VDAB is niet aansprakelijk voor de inhoud van de niet-nagekeken vacatures.