Profiel

• Je bent zeer vlot in het Nederlands en Frans.
• Je hebt bij voorkeur 2 a 3 jaar ervaring binnen een soortgelijke functie
• Je neemt initiatief en denkt vooruit om problemen te voorkomen.
• Je bent een administratieve duizendpoot, werkt nauwkeurig en houd je aan deadlines.
• Je bent gedreven en toegewijd om taken tot een goed einde te brengen.
• Je hebt een goede beheersing van MS Office-programma's (zoals onder meer Excel).
• Je bent communicatief sterk, neemt graag telefonisch contact om zaken actief op te volgen.

Onboarding van Transportfirma's:

• Verzamelen, controleren en structureren van volledige dossiers (o.a. bedrijfsgegevens, vergunningen, verzekeringsattesten, vlootgegevens en chauffeursdocumentatie).
• Actief opvolgen van ontbrekende gegevens door telefonisch contact en herinneringen per e-mail.
• Beheren van een centraal statusoverzicht om de voortgang van elk dossier nauwgezet te bewaken.

Compliance & Auditopvolging:

• Verwerken van de audit-input vanuit de logistieke operaties.
• Actief contact onderhouden met transporteurs om auditpunten binnen de gestelde deadlines af te handelen.
• Tijdig rapporteren en escaleren naar het management bij vertragingen of ontbrekende documenten.
• Inplannen van besprekingen tussen het management en de transportfirma's over de auditresultaten.

Algemene Administratieve Ondersteuning:

• Aanmaken en opvolgen van purchase orders en facturatie voor diverse ritten.
• Actueel houden en verspreiden van contactlijsten voor de dag- en nachtoperaties.
• Ondersteunen bij dagelijkse administratie, zoals het beheren van de centrale inbox, telefonische permanentie en postverwerking.
• Fungeren als betrouwbare back-up voor collega's bij afwezigheid of tijdens piekmomenten.