Functieomschrijving

Voor een architectenbureau gespecialiseerd in renovatie en restauratie van erfgoed zoeken we een Office Manager. Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en partners en zorgt voor overzicht en continuïteit in de dagelijkse kantoorwerking.

Je werkt nauw samen met de zaakvoerder en de operationele manager. Je combineert onthaal en organisatie met facturatie, financiële opvolging en algemene administratie.

Je verantwoordelijkheden:

• Opmaken en versturen van facturen en opvolgen van openstaande betalingen.
• Verwerken of controleren van aankoopfacturen en voorbereiden van informatie voor de boekhouding.
• Ondersteunen van de kostenopvolging.
• Verzorgen van onthaal, de algemene mailbox en telefonie.
• Beheren van agenda’s en afspraken en ondersteunen van de kantoorplanning.
• Bestellen van kantoorbenodigdheden en opvolgen van leveranciers.
• Ondersteunen van projectadministratie en commerciële opvolging en actualiseren van gegevens in ArchX.
• Opvolgen van personeelsadministratie, waaronder prestatiestaten, studentencontracten, verzekeringen en opleidingsinschrijvingen.
• Organiseren van praktische onthaalactiviteiten, lunches en interne bijeenkomsten.
• Opvolgen van praktische ICT-vragen in samenwerking met externe ondersteuning.