Functieomschrijving

Voor een onderneming die actief is binnen een technische omgeving, zijn we op zoek naar een Management Assistant (m/v/x) met technische kennis die de CEO ondersteunt in de dagelijkse werking en inhoudelijke voorbereiding van dossiers.

In deze vertrouwensfunctie combineer je sterke organisatorische vaardigheden met technisch inzicht en een hands-on mentaliteit. Je weet informatie snel te verwerken, stelt de juiste vragen en zorgt ervoor dat dossiers goed voorbereid en met de nodige discretie worden opgevolgd.

Jouw verantwoordelijkheden

Ondersteuning van de directie

Je fungeert als een belangrijk aanspreekpunt voor de CEO en zorgt ervoor dat vragen, dossiers en verzoeken efficiënt worden behandeld. Je maakt een eerste inschatting van de inhoud, de prioriteiten en de betrokken partijen en verzamelt zelfstandig de nodige achtergrondinformatie. Dankzij jouw technisch inzicht kan je dossiers inhoudelijk beoordelen en inschatten wanneer bijkomende expertise nodig is.

Voorbereiding van dossiers en vergaderingen

Je analyseert technische documenten, bestekken en contracten en weet de belangrijkste informatie eruit te halen. Je vertaalt complexe informatie naar heldere nota's, samenvattingen, presentaties en overzichtelijke rapporteringen. Daarnaast bereid je interne en externe gesprekken inhoudelijk en praktisch voor, zodat de directie steeds goed geïnformeerd aan tafel zit.

Opvolging en coördinatie

Je bewaakt actiepunten, afspraken en deadlines en zorgt ervoor dat dossiers tijdig vooruitgaan. Je neemt initiatief wanneer informatie ontbreekt of bepaalde zaken dreigen stil te vallen en onderhoudt de nodige contacten met interne medewerkers en externe partners.

Organisatorische en administratieve ondersteuning

Je ondersteunt de dagelijkse werking van de directie door onder meer de agenda te beheren, afspraken in te plannen en correspondentie en verslaggeving te verzorgen. Je werkt gestructureerd, bewaart het overzicht en gaat steeds zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.