Functieomschrijving

Ben jij degene die overzicht houdt wanneer iedereen met tien dingen tegelijk bezig is?

Bij Techniek op Maat zoeken we een Allround Administratief Coördinator die mee structuur brengt in onze dagelijkse werking. Geen klassieke administratieve functie waarin je elke dag hetzelfde doet, maar een brede rol waarin je verantwoordelijkheid krijgt en mee kunt groeien met ons bedrijf.

Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen draait.

Techniek op Maat begeleidt particulieren die zelf de technieken in hun woning willen installeren. Van elektriciteit en sanitair tot verwarming en ventilatie. Wij zorgen voor de technische voorbereiding, materialen en begeleiding.

Wat ga je concreet doen?

• Klantencontact: je neemt de eerste telefoonlijn op, beantwoordt vragen en maakt afspraken met klanten.
• Planning en agendabeheer: je plant de verschillende stappen van onze technische projecten, leveringen en klantenbezoeken. Je beheert de agenda's van onze technische planners en ondersteunt het agenda- en afsprakenbeheer van de zaakvoerder en het managementteam.
• Mailboxbeheer: je beheert de algemene bedrijfsmailboxen en ondersteunt het beheer en de opvolging van de mailboxen van de zaakvoerder en het managementteam. Je zorgt ervoor dat vragen en berichten correct behandeld en opgevolgd worden.
• Commerciële ondersteuning: je volgt offertes mee op, belt klanten na en zorgt dat openstaande dossiers niet blijven liggen.
• Administratie en boekhouding: je bereidt documenten voor de boekhouding voor, controleert facturen en houdt administratieve en leveranciersdossiers actueel.
• Leveranciers en goederen: je onderhoudt contacten met leveranciers, volgt bestellingen en levertermijnen op en zorgt voor een correcte ontvangst van binnenkomende goederen.
• Kantoororganisatie: je bestelt kantoormateriaal, houdt het kantoor netjes en zorgt dat de vergaderzaal klaarstaat voor bezoekers. Ook nieuwe collega's kunnen op jou rekenen voor een goed voorbereide werkplek.
• Procesverbetering: je denkt actief mee over hoe we onze administratieve werking slimmer, overzichtelijker en efficiënter kunnen organiseren.