Functieomschrijving

USG Professionals helpt organisaties bij het aantrekken van gespecialiseerde profielen binnen Engineering, Science, ICT, HR, Legal en Finance. Dit zowel via projectsourcing als rekrutering & selectie.

Ben jij sterk in organiseren, hou je graag overzicht over verschillende documenten en zorg je ervoor dat informatie via de juiste kanalen bij de juiste personen terechtkomt? Lees dan even verder. 

In een technisch project draait het niet alleen om wat er gebouwd, aangepast of geïnstalleerd wordt. Ook de bijbehorende documentatie moet correct, volledig en traceerbaar zijn.

Als Document Controller zorg je ervoor dat de documentstromen binnen technische projecten vlot verlopen. Je volgt documenten op van indiening tot review, goedkeuring en vrijgave. Daarbij waak je over de juiste versies, de volledigheid van dossiers en de naleving van de geldende documentmanagementprocedures.

Je bent een centraal aanspreekpunt voor projectteams en externe partners en zorgt ervoor dat iedereen met de juiste informatie aan de slag kan.

Wat ga je doen?

• Je combineert documentbeheer met administratieve coördinatie en de opvolging van documentstromen binnen technische projecten.
• Documentstromen en goedkeuringsflows beheren: je volgt de indiening, review, goedkeuring en vrijgave van documenten op. Waar nodig pas je goedkeuringsflows aan de projectbehoeften aan, in overleg met de betrokken stakeholders.
• Documentversies en revisies opvolgen: je bewaakt de status van documenten en zorgt ervoor dat steeds de juiste en meest actuele versies beschikbaar zijn.
• Technische projectdossiers beheren: je registreert, centraliseert en volgt projectdocumentatie op, zoals as-built dossiers, constructiedossiers en exploitatiedossiers. Je stelt deze documenten niet zelf op, maar zorgt ervoor dat ze correct worden beheerd.
• Documenten controleren en classificeren: je controleert aan de hand van vaste checklists of documenten volledig zijn en voldoen aan de afgesproken vormvereisten. Je waakt over een correcte naamgeving en documentstructuur, zonder de technische inhoud zelf te beoordelen.
• Document Management System beheren: je ondersteunt het beheer van het DMS, de toegangsrechten en de goedkeuringsflows. Je zorgt ervoor dat interne en externe medewerkers over de juiste toegangen beschikken.
• Projectteams ondersteunen: je helpt projectleiders bij de planning en opvolging van documentatie en rapporteert over de status van documenten. Je signaleert tijdig wanneer documenten vastlopen of deadlines in het gedrang komen.
• Stakeholders begeleiden: je licht procedures en documentflows toe aan interne medewerkers en externe partners, zoals aannemers. Je spreekt betrokkenen aan wanneer acties uitblijven en helpt een uniforme werkwijze te garanderen.
• Administratieve ondersteuning bieden: je beheert onder meer projectmailboxen, verzorgt informatie-uitwisseling en maakt verslagen van vergaderingen. Daarnaast denk je mee over verbeteringen in de documentbeheerprocessen.