Functieomschrijving

Maak het verschil in een dynamisch advocatenkantoor

Voor onze klant Advocatenkantoor in Antwerpen zijn wij op zoek naar een gedreven Office Manager (m/v/x).

In deze veelzijdige functie ben je samen met een collega verantwoordelijk voor het dagelijkse reilen en zeilen van het kantoor. Je komt terecht in een professionele omgeving waar discretie, klantgerichtheid en organisatie centraal staan.

Jouw rol & takenpakket

Als Office Manager ben je het eerste aanspreekpunt van het kantoor en zorg je ervoor dat alles administratief vlot verloopt.

• Je beantwoordt inkomende telefoons en ontvangt cliënten op een professionele en warme manier.
• Je plant kennismakingsgesprekken in en verbindt cliënten door naar de juiste advocaat.
• Je verstrekt basisinformatie over de werking van het kantoor.
• Je ondersteunt de advocaten administratief en zorgt voor een efficiënte opvolging van dossiers.
• Je maakt documenten en correspondentie op, controleert deze en verzorgt de verzending.
• Je beheert zowel digitale als papieren dossiers en zorgt voor een correcte archivering.
• Je beheert de algemene mailbox, behandelt inkomende e-mails en volgt administratieve aanvragen op.
• Je werkt nauw samen met een collega Office Manager en zorgt voor een vlotte taakverdeling en onderlinge back-up.
• Je beheert agenda's van advocaten en plant interne en externe afspraken in.
• Je bewaakt deadlines, coördineert wijzigingen en zorgt ervoor dat afspraken efficiënt worden opgevolgd.
• Je ondersteunt de founder ook bij praktische en persoonlijke afspraken, zoals reservaties, verplaatsingen en reizen.