Functieomschrijving

Deze organisatie maakt deel uit van een internationaal softwarebedrijf met een wereldwijde aanwezigheid. Het bedrijf werd opgericht in de jaren zestig en heeft zijn hoofdkantoor in het Verenigd Koninkrijk. Met verschillende vestigingen verspreid over continenten biedt het softwareoplossingen aan klanten wereldwijd. 

Jobomschrijving

Een job waar financiële administratie met personeelsadministratie, klantenadministratie, contractbeheer en andere zaken combineert? Als Administratief Financieel Medewerker in Mechelen ondersteun je de werking op administratief, financieel en organisatorisch vlak. Interesse? Solliciteer!

Jouw takenpakket als Administratief Financieel Medewerker:

1) Financiële administratie

• Je verwerkt en controleert binnenkomende facturen en andere betalingsdocumenten en zorgt voor een correcte administratieve opvolging.
• Je bereidt betalingen voor en voert deze uit, en zorgt voor een correcte en tijdige opvolging
• Je volgt openstaande klantenfacturen op en verstuurt betalingsherinneringen.
• Je maakt verkoop- en onderhoudsfacturen. Je berekent elk jaar de geïndexeerde onderhoudsfees. Daarna verwerk je deze fees in de facturatie voor de Benelux en Frankrijk.
• Je verwerkt onkostennota’s, creditcarduitgaven en bankverrichtingen. Je bereidt de nodige boekhoudkundige informatie voor en bezorgt deze aan de externe boekhouder.

2) Personeelsadministratie

• Je registreert en volgt verlof, afwezigheden en prestaties van medewerkers op.
• Je bereidt de maandelijkse payrollgegevens voor en bezorgt deze aan het sociaal secretariaat.
• Je houdt personeelsdossiers actueel en verwerkt administratieve wijzigingen. Hiernaast volg je maaltijdcheques, ecocheques en andere extralegale voordelen op.
• Je beheert de administratieve opvolging van groeps- en hospitalisatieverzekeringen.
• ...

3) Klantenadministratie

• Je houdt klantengegevens actueel en verwerkt wijzigingen
• Je volgt onderhoudscontracten administratief op.
• Je stelt offertes voor de verlenging van onderhoudscontracten op en zorgt voor de verdere administratieve opvolging.
• Je volgt facturatie en contractuele afspraken met klanten op.
• Je verzorg de adminitratieve opvolging via klanten portalen

4) Verzekeringen en contractbeheer

• Je beheert en volgt verzekeringsdossiers administratief op.
• Je verwerkt nieuwe aansluitingen, wijzigingen en schadeadministratie.
• Je onderhoudt contacten met verzekeringsmakelaars en andere partners.
• Je volgt leasecontracten en servicecontracten administratief op.

5) Algemene administratie en office management

• Je bestelt en beheert kantoorbenodigdheden.
• Je beheert en archiveert documenten en digitale dossiers.
• Je ondersteunt collega’s bij uiteenlopende administratieve taken.
• ...