Functieomschrijving

Als administratieve ondersteuning zal je met heel veel diverse zaken en departement in aanraking komen.

Human Resource Management:

• Ontwikkelen en uitvoeren van onboarding en offboarding plannen.
• Volgen van gerelateerde acties en assisteren van werknemers bij vragen.
• Bijhouden van de organisatiestructuur.
• Bijhouden en volgen van de trainingsmatrix en competentiematrix.
• Initiëren en volgen van het prestatie-/competentiebeoordelingsproces.
• Onderhouden van communicatie met HR.

Asset Management:

• Bijwerken van het assetregister met nieuw aangeschaft of niet langer gebruikt materiaal.
• Communiceren met de inkoopafdeling en IT.

Infrastructure Management:

• Monitoren van temperatuur, vochtigheid, enz. via een monitoringdashboard.
• Volgen van het onderhoud van brandbeveiliging en noodstroomaggregaten.
• Aanvragen van toegangsbadges en zorgen voor correcte toegangsrechten voor verschillende infrastructuren.
• Opstellen van rapporten.

Contract Management:

• Volgen van contracten en NDA's.
• Uploaden van klanten-, leverancierscontracten naar het contractsysteem.
• Beheer van de contractdatabase.

Financieel Management:

• Aanvragen en opvolgen van betalingen met Materialise-personeel.

Reguliere & Belastingrapportage:

• Indienen van omzetgerelateerde gegevens bij nationale autoriteiten.
• Rapporteren aan nationale autoriteiten over premies en voordelen verleend aan zorgprofessionals.

Office Management:

• Ophalen en verwerken van fysieke post.
• Bestellen van kantoorbenodigdheden.
• Bestellen/aankopen van voedselvoorraden.
• Beheer van telecomfacturering.
• Toezicht houden op de netheid van het kantoor.
• Eerste hulp.

Ondersteuning Preventieadviseur:

• Opstellen van preventieplannen (gebaseerd op eerdere plannen).
• Interne follow-up om feedback van IDEWE te implementeren.
• Interne follow-up op het preventieplan.