Functieomschrijving

Zie jij snel wanneer iets niet klopt? Zoek je graag uit wat er precies aan de hand is? En neem je vlot de telefoon om zaken geregeld te krijgen? Dan zoeken we jou bij Be-Housing. Vanuit ons hoofdkantoor in Diest ondersteun je onze hotels en residenties. Je controleert de administratie, begeleidt collega’s en helpt dagelijkse operationele problemen oplossen. Bij Be-Housing krijg je niet zomaar een uitvoerende functie, maar de ruimte om zelfstandig te werken, verbeteringen voor te stellen en je eigen stempel te drukken op onze dagelijkse werking.

Jouw takenpakket:

• Je controleert en stuurt bij: Je kijkt het administratieve werk van onze collega’s in de gebouwen na. Zijn registraties correct? Worden procedures gevolgd? Kloppen de prestaties en kosten? Je merkt fouten en onregelmatigheden op, zoekt de oorzaak uit en bespreekt wat er moet worden aangepast. Concreet controleer je onder meer werkbonnen en urenregistraties van poets- en klusploegen, rapportages en facturen van leveranciers zoals wasserijen en poetsfirma’s. Je vergelijkt gegevens, onderzoekt afwijkingen en zorgt dat correcties worden uitgevoerd.
• Je helpt collega’s hun werk beter uitvoeren: Je legt duidelijk uit wat er verwacht wordt en ondersteunt collega’s bij het correct toepassen van onze werkwijzen. Je geeft uitleg en opleiding via Teams of op kantoor en werkt mee aan praktische handleidingen. Je bent geduldig bij het aanleren, maar spreekt mensen ook kordaat aan wanneer afspraken niet worden nageleefd.
• Je lost operationele problemen op: Een probleem met de levering van bedlinnen, een gemiste afvalophaling of vragen over de poets? Jij bent een aanspreekpunt voor de gebouwen. Je brengt het probleem in kaart, neemt contact op met de juiste leverancier of collega en volgt de oplossing op. Je belt graag en wacht niet af wanneer rechtstreeks overleg nodig is.
• Je bewaakt de opvolging: Voor jou is een taak pas afgewerkt wanneer het resultaat er is. Je houdt openstaande vragen, afspraken en deadlines bij, vraagt door en neemt opnieuw contact op als een antwoord uitblijft. Je brengt structuur in je eigen opvolging en denkt mee over hoe we onze processen kunnen verbeteren.
• Je ondersteunt de dagelijkse administratie: Je vraagt offertes op, vergelijkt voorstellen en volgt bestellingen en leveringen op. Daarnaast ondersteun je onder meer de voorbereiding van de loonverwerking, maandrapportages en het bijhouden van dossiers rond verzekeringen, keuringen en onderhoud. Ook praktische kantoortaken horen bij deze veelzijdige functie, denk aan post- en pakketbeheer, onthaal van bezoekers, voorraadbeheer,…