Functieomschrijving

Voor een groeiende en dynamische organisatie te Antwerpen, actief in de luxery sector, zijn we op zoek naar een Office Manager dat graag verschillende verantwoordelijkheden combineert. We zoeken iemand die gestructureerd, zelfstandig en hands-on is. Lees hieronder meer over de functie.

Jouw verantwoordelijkheden:

Office management

• Je bent het centrale aanspreekpunt voor uiteenlopende administratieve vragen.
• Je verzorgt de administratieve communicatie met het sociaal secretariaat.
• Je beheert kantoorbenodigdheden en zorgt ervoor dat alles tijdig wordt aangevuld.
• Je houdt contracten, overeenkomsten, NDA's en andere belangrijke documenten overzichtelijk bij.
• Je volgt administratieve dossiers rond verzekeringen en andere externe partners op.
• Je helpt mee bij het organiseren van interne activiteiten en teaminitiatieven.

Events & commerciële ondersteuning

• Je ondersteunt bij de praktische organisatie van beurzen, events en commerciële activiteiten.
• Je regelt onder andere hotelreservaties en andere praktische zaken voor medewerkers en gasten.
• Je zorgt ervoor dat alle benodigde materialen tijdig beschikbaar zijn.
• Je beheert gasten- en deelnemerslijsten.
• Tijdens events ben je een organisatorische steunpilaar en spring je bij waar nodig.

Logistiek & export

• Je coördineert internationale zendingen en volgt deze op van bestelling tot levering.
• Je onderhoudt contacten met transportpartners en externe organisaties.
• Je bereidt de nodige documenten voor internationale en exportzendingen voor.
• Je staat in voor het zorgvuldig klaarmaken en verzenden van producten.
• Je beheert de voorraad van verpakkingsmateriaal, documentatie en andere logistieke benodigdheden.

Finance & administratie

• Je verzorgt de administratieve verwerking van inkomende en uitgaande facturen.
• Je volgt facturatie en betalingen nauwgezet op.
• Je bewaakt openstaande klantenposten en neemt waar nodig actie.
• Je ondersteunt bij de periodieke financiële afsluitingen.
• Je verwerkt financiële administratie in het gebruikte boekhoud- en facturatieplatform.