Functieomschrijving

Je bent het administratieve hart van de groep. Je voert de dagelijkse boekhouding van meerdere vennootschappen, waaronder een Franse, je beheert de personeelsadministratie samen met ons sociaal secretariaat en je volgt de verplichtingen rond preventie en veiligheid op.

Je werkt zelfstandig en beheert je eigen dossiers en deadlines. Je rapporteert rechtstreeks aan de CEO en hebt dagelijks contact met de directie, de collega's, de externe accountant, het sociaal secretariaat en de verzekeraars.

Wat je doet:

1. Boekhouding en financieel beheer

• Je voert de dagelijkse boekhouding van meerdere vennootschappen van de groep, waaronder een Franse vennootschap.
• Je boekt en controleert aankoop- en verkoopfacturen en financiële verrichtingen in Exact Online.
• Je volgt de betalingen van klanten en leveranciers op.
• Je maakt de bankafstemmingen en volgt de rekeningen op.
• Je bereidt de periodieke btw-aangiftes voor en dient ze in: maandelijks voor de btw-eenheid, driemaandelijks, en de Franse btw.
• Je bewaakt de boekhoudkundige en fiscale deadlines.
• Je doet de maandafsluitingen en bereidt de jaarafsluiting voor.
• Je levert de externe accountant alle gegevens en documenten aan en bent zijn aanspreekpunt.
• Je beheert de verzekeringsdossiers en volgt het wagenpark administratief op.

2. HR en personeelsadministratie

• Je beheert de personeelsadministratie van indiensttreding tot uitdiensttreding.
• Je maakt de documenten voor in- en uitdiensttredingen op en volgt ze op.
• Je houdt de personeelsdossiers en de gegevens in Officient up-to-date.
• Je volgt afwezigheden en verlof op en levert de gegevens voor de loonverwerking aan.
• Je werkt samen met het sociaal secretariaat voor de opmaak, betaling en opvolging van de lonen.
• Je volgt contracten, sociale documenten en vervaldagen op.
• Je beantwoordt de administratieve vragen van collega's en directie.

3. Preventie en veiligheid

• Je volgt de administratieve verplichtingen rond preventie en veiligheid op het werk op.
• Je coördineert de preventieacties en bent het aanspreekpunt voor de interne en externe partners, waaronder de externe preventiedienst.
• Je bewaakt documenten, opleidingen en vervaldata rond veiligheid.
• Je verdeelt en beheert de persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) en de werkkledij.