Functieomschrijving

Jouw verantwoordelijkheden

Permanentie van het Contact Center / Secretariaat

Je verzorgt de permanentie van het Contact Center / Secretariaat en gaat daarbij steeds klantgericht te werk.

• Je beheert en volgt de functionele mailboxen van de Campus op.

• Je beantwoordt vragen of stuurt ze, indien nodig, door naar de betrokken Operational Planning Assistants en trainers.

• Je grijpt in bij problemen en storingen en schakelt de technische diensten in zodat problemen snel worden opgelost.

• Je behandelt klachten en problemen die door cursisten, opleiders of bezoekers worden gemeld.

• Je ziet erop toe dat de algemeen geldende veiligheidsregels van de Campus worden nageleefd en spreekt mensen hierop aan indien nodig.

• Je maakt afdrukken van syllabi op vraag van het planningsteam.

Logistieke ondersteuning van opleiders

• Je biedt logistieke ondersteuning aan de trainers, zoals het ter beschikking stellen van lesmateriaal, syllabi en andere benodigdheden.

Eerste aanspreekpunt bij vragen en problemen

• Je fungeert als eerste aanspreekpunt bij vragen en problemen.

• Je zoekt proactief naar oplossingen en zorgt voor een correcte eerstelijnsopvolging.

Bestellingen en interne post

• Je plaatst bestellingen en volgt de tijdige levering en verdeling ervan op.

• Je verzorgt de interne post.

Onthaal en begeleiding van bezoekers

• Je ontvangt, begeleidt en informeert bezoekers op een professionele en klantgerichte manier.

Beheer van het aankondigingssysteem

• Je zorgt ervoor dat alle opleidingen steeds correct worden weergegeven op het aankondigingssysteem.

Ondersteuning bij evenementen

• Bij het organiseren van evenementen kan je gevraagd worden om bijkomende taken op te nemen, zoals het aanpassen van de opstelling van de aula of andere praktische voorbereidingen.

Beheer van materiaal voor praktijkopleidingen

• Bij afwezigheid van de logistiek medewerker overhandig je het benodigde materiaal voor praktijkopleidingen aan de opleider, inclusief de bijhorende checklist.

• Na afloop van de les neem je het materiaal opnieuw in ontvangst en berg je dit op in het magazijn.

• Je bezorgt de door de opleider aangevulde checklist aan de logistiek medewerker voor verdere opvolging.

Samenwerking en contacten

Binnen deze functie werk je nauw samen met verschillende interne en externe contactpersonen.

• Team Support: Overleg en samenwerking met de Facility Officer en de logistiek medewerker.

• Interne en externe opleiders: Overleg en opvolging.

• Interne en externe leveranciers: Opvolging van leveringen en afspraken.

• Kandidaten en bezoekers: Onthaal, begeleiding en opvolging.

• Andere interne teams: Samenwerking en overleg met Team Trainers, Operational Planning en Non-Technical & Soft Skills.

Veiligheid en preventie

Veiligheid staat centraal binnen de Campus. Je draagt actief bij aan het naleven van de veiligheidsvoorschriften volgens het principe Safety First.

• Je ziet erop toe dat zowel interne als externe personen de geldende veiligheidsvoorschriften op de site naleven.

• Je spreekt personen aan wanneer veiligheidsregels niet worden gerespecteerd.

• Je verleent hulp bij een eventuele evacuatie van het gebouw.

• Je draagt dagelijks bij aan de veiligheidsdoelstellingen van Infrabel.

Frequentie: Deze veiligheidsverantwoordelijkheden maken dagelijks deel uit van je functie.