Functieomschrijving

Ter versterking van het team bij ene transportbedrijf in Lanaken zoeken zij een Administratief Medewerker Facturatie & Dossierbeheer die ownership neemt over dossiers, kritisch durft zijn en graag samenwerkt in een no-nonsense omgeving.

Jouw rol

Je bent verantwoordelijk voor een breed en inhoudelijk administratief takenpakket, met focus op facturatie, dossiercontrole en masterdata. Je werkt nauw samen met operations, fleet en management en zorgt ervoor dat administratie niet alleen correct is, maar ook logisch en controleerbaar.Onder jouw verantwoordlijken zitten de volgende zaken: 

Facturatie & dossiercontrole

• Controleren van uitgaande facturen

• Opstellen en versturen van facturen naar klanten

• Opmaken van self-bills voor charters

• Verwerken van inkomende charterfacturen op basis van self-bills

• Opstellen en verwerken van inkomende en uitgaande creditnota’s

Inkomende facturen & goedkeuring

• Controleren van inkomende facturen op correctheid

• Goedkeuren van algemene kostenfacturen

• Controleren en goedkeuren van facturen gelinkt aan fleet

Administratief dossierbeheer & masterdata

• Aanvragen van klantcodes in AS400 en aanmaken in Qargo

• Aanmaken van leveranciers- en chartercodes in AS400 en Qargo

• Aanmaken van charters en chauffeurs in AS400 en Qargo

• Beheren en toevoegen van rate plans aan leveranciers en voertuigen

• Opladen en beheren van alle vereiste documenten in Qargo

(contracten, verzekeringen, vergunningen, …)

• Ingeven en opvolgen van vervaldatums in Qargo

• Beheer van e-mailinstellingen voor facturatie

Terugbetalingen & subsidies

• Terugvorderen van accijnzen

• Aanvragen van financiële tegemoetkoming opleidingen

Post, boetes & communicatiekanalen

• Beheer van de e-box (verkeersboetes, wegenbelasting, overheidsdocumenten)

• Ontvangen en verwerken van fysieke post

• Verwerken van boetes: opzoeken, classificeren, registreren en eventueel doorbelasten

Loonadministratie

• Verwerking van de lonen van de eigen chauffeurs

Zeg je op al deze opdrachten volmondig JA, dan jij de persoon die we zoeken!