Functieomschrijving

Voor een groeiend engineeringbedrijf dat elektronische producten en technologieën ontwikkelt, zoeken we een Office Manager & Finance Support. Je brengt structuur in de dagelijkse administratie en ondersteunt een technisch team dat werkt aan elektronica, firmware, software en mechanisch ontwerp.

Financiële administratie en administratieve opvolging vormen de vaste basis van je functie. Daarnaast ondersteun je HR, kantoorbeheer en uiteenlopende bedrijfsdossiers. Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en helpt de interne organisatie verder te professionaliseren.

Je verantwoordelijkheden:

• Inboeken en verwerken van aankoop- en verkoopfacturen.
• Opmaken, controleren en opvolgen van verkoopfacturen en openstaande klantenbetalingen.
• Administratief voorbereiden en opvolgen van betalingen en financiële documenten.
• Opvragen van ontbrekende facturen en correcties bij leveranciers.
• Voorbereiden van de boekhouding in samenwerking met de externe boekhouder.
• Bewaken van een correcte, overzichtelijke en actuele financiële administratie.
• Uitvoeren van algemene administratieve taken en verbeteren of vereenvoudigen van processen.
• Onderhouden van professionele contacten met klanten, leveranciers en externe partners.
• Ondersteunen van HR-administratie en personeelsgerelateerde opvolging.
• Verzamelen en vergelijken van informatie over verloningsmogelijkheden, extralegale voordelen, mobiliteitsoplossingen en loonoptimalisatie.
• Administratief voorbereiden van subsidiedossiers en verzamelen van de nodige documenten.
• Onderzoeken van vereisten rond vergunningen, erkenningen en andere administratieve verplichtingen.
• Opzoeken, structureren en samenvatten van informatie ter ondersteuning van interne beslissingen.