Functieomschrijving

Robert Half is op zoek naar een Customer Service & Planning Officer (M/V/X) regio Tielt📅

Ben jij een administratieve duizendpoot die graag het overzicht bewaart, vlot communiceert en energie haalt uit het coördineren van verschillende activiteiten? Zoek je een functie waarin je verantwoordelijkheid krijgt en zelfstandig beslissingen durft te nemen? Dan is deze uitdaging misschien iets voor jou!

Je komt terecht in een stabiel, familiaal productiebedrijf dat internationaal actief is en bekendstaat om zijn kwalitatieve en doordachte producten. De organisatie combineert een hands-onmentaliteit met korte communicatielijnen en een vlakke structuur. Collega's werken nauw samen en schakelen snel wanneer de situatie daarom vraagt.

Ook de werkomgeving is een troef: je werkt in een modern en aangenaam gebouw met een ruime eetzaal, een buitenterras en een fitnessruimte. Er is aandacht voor het welzijn van medewerkers, met daarnaast regelmatig ruimte voor informele contacten en teamactiviteiten. 🤝

Takenpakket

Als Customer Service & Planning Officer ben je een belangrijke schakel tussen klanten, techniekers en verschillende interne afdelingen. Je zorgt ervoor dat afspraken, leveringen en herstellingen administratief en praktisch goed georganiseerd verlopen.

• Het informeren van klanten over geplande leveringen en het registreren van de verwachte levertermijnen in het ERP-systeem, zodat alle betrokken afdelingen over de juiste informatie beschikken.
• Het organiseren en afstemmen van de planning van drie techniekers die instaan voor kleine herstellingen en leveringen/installaties.
• Het rechtstreeks afstemmen van afspraken met klanten en rekening houden met praktische zaken, zoals de toegankelijkheid van de locatie en eventuele toegangsvereisten.
• Het coördineren van de benodigde wisselstukken en materialen in overleg met het magazijn en de aankoopafdeling.
• Het opvolgen van productieplanning en mogelijke vertragingen bij de buitenlandse productiesite en hierover communiceren met de betrokken collega's.
• Het organiseren en opvolgen van transporten tussen de buitenlandse productiesite en de vestiging in België.
• Het afstemmen met de customer service-afdeling wanneer leveringen of herstellingen zijn afgerond en administratief verder verwerkt of gefactureerd kunnen worden.
• Het onderhouden van contacten via e-mail en telefoon met klanten, techniekers en interne afdelingen.
• Het bewaken van een correcte administratieve opvolging en het snel bijsturen wanneer planningen of afspraken wijzigen.