Functieomschrijving

Al 40 jaar ontwerpt en bouwt Aktual unieke standen en interieurs in binnen- en buitenland (ja, onze projecten reiken ver!). We staan bekend om onze creativiteit, vlotte communicatie en perfecte afwerking. Aktual is een sfeervol familiebedrijf, dat een dertigtal collega’s telt.

Om ons team verder uit te breiden, zijn we op zoek naar een Office Assistant.

Hoe ziet je dag eruit?

Jij bent een belangrijke schakel tussen planning, sales, design en operations. Je zorgt ervoor dat de praktische en administratieve voorbereiding van onze projecten vlot verloopt. Dankzij jouw organisatietalent kunnen je collega’s zich focussen op wat zij het beste doen.

Je takenpakket is gevarieerd en bestaat uit verschillende luiken:

• Planning support
  
  
  • Je verzamelt, leest en vat de beursvoorschriften samen, zodat onze collega’s precies weten waarmee ze rekening moeten houden en welke deadlines ze moeten respecteren.
  • Je regelt de praktische organisatie van onze projecten: je boekt tijdsloten voor op- en afbouw, reserveert heftrucks, vluchten en hotels en zorgt voor de nodige toegangstickets, …
  • Je ondersteunt onze planner bij de dagelijkse administratie en zorgt ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.
• Sales support
  
  
  • Je bereidt verkoopsdossiers voor op basis van de beschikbare projectgegevens.
  • Je zorgt ervoor dat informatie correct, volledig en overzichtelijk beschikbaar is.
    
    
• Telefonisch onthaal in het Nederlands, Frans en Engels.
  
  
• Aankoop en facility:
  • Aankopen kantoormateriaal en catering, prijzen updaten, …
  • Plannen en administratief in orde maken van het onderhoud, keuringen en herstellingen van rollend materieel, gebruiksmateriaal,…

Kortom: jij houdt de administratie scherp, denkt mee met je collega’s en zorgt ervoor dat niets tussen de mazen van het net glipt.