1. Zet je meldingen uit
Ongelezen mails zijn voor veel mensen een bron van stress. Ze zorgen voor een knagend gevoel dat pas weggaat als je inbox weer bijgewerkt is tot nul ongelezen mails.
Om te vermijden dat je een hele dag weinig anders doet dan bezig zijn met je mails, is het beter om je meldingen uit te zetten.
Zo zie je geen pop-up of hoor je geen notificatie als er een nieuwe mail binnenkomt. Want je nieuwsgierigheid haalt het ongetwijfeld van je wil om verder te werken aan een taak -.
2. Maak tijd in je agenda voor je mails
Check je mailbox op een paar vaste tijdstippen per dag.
Zo kan je direct al je berichten na elkaar beantwoorden en verlies je er geen tijd mee terwijl je met ander werk bezig bent.
3. Stel een automatisch antwoord in
Tenzij je bij een klantendienst werkt, hoeft een mail niet onmiddellijk beantwoord te worden.
Je kan een automatisch antwoord instellen dat je je mails bijvoorbeeld twee keer per dag leest. Wie een dringende vraag heeft, kan jou opbellen.
Zo weten je klanten of collega’s wanneer ze een antwoord kunnen verwachten.
4. Lees een mail maar één keer
Veel mensen gebruiken hun mailbox als een to-do-lijstje, en zetten de mails die ze nog moeten behandelen op ongelezen.
Zo blijf je voortdurend bezig met je mailbox en zie je ook nieuw mailverkeer binnenkomen.
Beter maak je een echte to-do-lijst met taken die je volgens prioriteit afwerkt zonder afgeleid te worden door inkomende mails.
5. Mail minder
Elk mailtje dat je verstuurt, zorgt waarschijnlijk voor een mailtje terug in jouw mailbox. Is het echt nodig om een mail te versturen of is het sneller om eens langs te gaan bij je collega?
Vermijd ook lange conversaties via mail met verschillende mensen. Een korte meeting, video- of telefoongesprek kan je tijd besparen. Zo hoef je niet alles uit te typen of verschillende mensen hun antwoord te lezen. Het is ook makkelijker om nuances aan te brengen, onduidelijkheden de wereld uit te helpen en aan te voelen hoe de anderen reageren.
Zit je met een belangrijke vraag en heb je zwart op wit bewijs nodig? Stuur dan wel een mailtje. Hou het bondig, gebruik korte zinnen, zorg voor een duidelijke structuur en zet niet onnodig mensen in cc. Zo verklein je de kans dat je mails terug krijgt met vragen.