Enkele collega's getuigen en geven 8 tips om ergernissen in de kiem te smoren.
Plaspauze
Tamara: "Nu we thuiswerken, heb ik zot veel videovergaderingen. Omdat je elkaar niet spontaan tegen het lijf loopt of tussendoor iets kan checken, verloopt alles via online overleg. Op sommige dagen heb ik meer dan 10 videovergaderingen die naadloos op elkaar aansluiten. Niemand staat erbij stil dat ik wel eens een plaspauze kan gebruiken, of een verse kop koffie. Ze zien een vrij half uur in mijn agenda en denken: hebben!"
'Niet beschikbaar voor vergaderingen'
Barbara: "Sinds we thuiswerken, haal ik mijn zoontje elke dag op aan de schoolpoort. Daardoor zit ik elke namiddag ongeveer een uur niet aan mijn bureau. In het begin bezorgde dit me veel stress: ik hoopte dat niemand me op dat moment zou uitnodigen voor een meeting. Toen raadde mijn baas me aan om aan te duiden in mijn agenda dat ik gedurende dat uurtje niet beschikbaar ben voor vergaderingen. Dat heeft me rust bezorgd."
Heilige wandelingen
Fatiha: "Online vergaderen vind ik vermoeiender dan gewoon vergaderen. Het vergt veel concentratie, elk woord komt via je koptelefoon rechtstreeks binnen en je mist een stuk lichaamstaal. En dat uren na elkaar. Daarom blokkeer ik de middagen in mijn agenda om te wandelen. Die wandelingen zijn heilig voor me. Ze zorgen ervoor dat ik in de namiddag opnieuw scherp sta voor alweer een reeks online meetings. Als er dan iemand toch een meeting plant op de middag die ik geblokkeerd heb, word ik echt slecht gezind."
Duidelijke agenda
Ingmar: "Sommige videovergaderingen verlopen niet echt gestructureerd. Dan ontstaat er chaos en vloeien er weinig concrete oplossingen voort uit de meeting. Dat stoort me en ik begin dan al eens ander werk te doen ondertussen."
Laat je zien
Sulah: "Sommige collega's schakelen hun webcam uit tijdens online meetings, terwijl ik de mijne altijd aan heb staan. Dat vind ik vervelend. Op zo'n moment heb ik het gevoel dat ik me blootgeef, terwijl zij zich verschuilen achter een online muur. Ik kan zo niet inschatten of die persoon actief deelneemt aan de vergadering, of met andere zaken bezig is. Dat geeft geen goed gevoel."
Onbekend is onbemind
Stijn: "Ik vind het erg onhandig als ik uitgenodigd word voor een meeting zonder omschrijving, en een nietszeggende titel zoals 'online afstemming'. Ik weet graag op voorhand waarover het overleg gaat. Nog beter is het als er ook een link naar een gedeeld document met meer informatie bij zit."
Te veel gepalaver
Tim: "In meetings waar je alle collega's kent is er vaak ruimte om over koetjes en kalfjes te praten. Maar in een vergadering met collega's die je niet goed kent, vind ik dat niet evident. Online vergaderen is vermoeiend en meestal liggen er nog andere taken te wachten. Een vergadering met collega's die ik minder goed ken, hou ik liever kort en krachtig. Bij te veel gepalaver krijg ik het gevoel dat ik tijd zit te verdoen."
Langer dan voorzien
Stijn: "Ik vind het heel onaangenaam wanneer een meeting langer duurt dan voorzien. Door de gereserveerde tijd niet te respecteren, kom ik soms in de problemen met de rest van mijn werkplanning. Om een of andere reden vind ik het moeilijk om een meeting die uitloopt te verlaten."