Heel wat ondernemingen investeren duizelingwekkende bedragen in reclamecampagnes maar gaan achteloos om met hun sollicitanten. En dat is jammer. Behandel je hen als bedrijf nonchalant, dan is de kans groot dat je hen verliest als klant en dat ze negatieve reclame gaan verspreiden. Bij hun familie, vrienden of nog erger: op internet. Het goede nieuws: door enkele eenvoudige richtlijnen te volgen, kan je al heel wat schade beperken.
Richtlijnen voor het omgaan met sollicitanten
Als je hun kandidatuur ontvangt:
- Stuur een ontvangstbevestiging. Werkzoekenden vinden het ronduit onbeleefd als je hen niet laat weten dat je hun brief en cv goed hebt ontvangen. Maak een speciaal mailadres aan voor alle sollicitatiemails en stel een automatische reply in op dit adres.
- Geef hen zo snel mogelijk een seintje als ze niet geselecteerd zijn. Een van de grootste frustraties van kandidaten is dat ze geen -of laattijdig- reactie krijgen na een negatieve sollicitatie. Experts raden aan om hen binnen de 2 à 4 weken op de hoogte te brengen. Handig is om op voorhand al een aantal standaardmails of -brieven op te stellen: ‘uw profiel beantwoordt niet aan onze wensen’, 'de vacature is ondertussen ingevuld’, ‘we hebben helaas op dit moment geen vacature’...
- Zorg ervoor dat je standaardmail of -brief persoonlijk oogt. Spreek de sollicitanten persoonlijk aan (bijvoorbeeld ‘Beste mevrouw Sabbe,’ en niet ‘Mevrouw/Mijnheer,’) en teken in eigen naam. Wil je echt klantvriendelijk zijn, voeg dan toe dat ze je mogen contacteren voor meer info.
- Vermijd spellingsfouten. Lees je bericht altijd nog een keer na en check of je de naam van de kandidaten correct schreef. Een antwoord met fouten is geen visitekaartje voor je bedrijf.
- Gebruik de werfreserve niet als loze belofte of zoethoudertje. Vermeld in je afwijzingsbericht alleen maar dat sollicitanten in de werfreserve zitten als dit echt zo is.
Als ze op gesprek komen:
- Begin het gesprek op tijd. Laat kandidaten niet wachten. Anders maak je al meteen een negatieve indruk: je komt over als iemand die het niet al te nauw neemt met afspraken.
- Bied iets aan om te drinken. Dat is een kleine moeite, maar het werkt ontspannend en uitnodigend. Zet uiteraard ook je gsm op stil en zorg dat jullie niet gestoord worden.
- Stel op een vriendelijke manier vragen. Onderwerp sollicitanten niet aan een kruisverhoor. Het is niet de bedoeling om hen op de rooster te leggen. Jullie zijn evenwaardige gesprekspartners: zij moeten jou overtuigen van hun kwaliteiten en jij moet hen overtuigen om bij jou te komen werken.
- Laat niet merken dat ze te min zijn. Zijn bepaalde kandidaten aanzienlijk minder geschikt dan je had verwacht op basis van hun brief en cv? Laat hen dit niet merken en geef hen geen slecht gevoel. Het was jouw beslissing om hem uit te nodigen.
- Geef uitleg bij testen. Neem je een selectietest af? Licht dan altijd toe waarom je dit doet en wat je ermee wil nagaan. Een veelgenoemde ergernis bij sollicitanten is het moeten invullen van testen die in hun ogen irrelevant zijn.
Als ze niet weerhouden worden:
- Bel hen op. Kwamen kandidaten verschillende keren langs in je bedrijf? Breng hen op de hoogte via een telefoontje en niet via mail of brief. Zij hebben moeite gedaan, dus jij mag ook wat moeite doen.
- Geef een reden. Leg zo concreet mogelijk uit waarom je de sollicitanten niet gekozen hebt. Belicht ook enkele positieve punten zodat je hun zelfvertrouwen niet wegneemt. Bijvoorbeeld: “Je was een uitstekende kandidaat. Vooral je gedrevenheid en enthousiasme vonden we heel sterk. Maar uiteindelijk hebben we toch voor een andere kandidaat gekozen omdat hij meer ervaring had met het schrijven voor sociale media.”
- Reik leerpunten aan. Probeer leerpunten te geven waar de sollicitanten iets aan hebben bij volgende sollicitaties. Bijvoorbeeld: “Tijdens het gesprek, had ik het gevoel dat je niet zoveel afwist van ons bedrijf. Misschien is het een goed idee om voor een volgende sollicitatie wat meer bedrijfsinfo op te zoeken.” Of: “Er bestaan heel wat goede opleidingen ‘schrijven voor sociale media’. Als je zo’n opleiding volgt, zou je sterker in je schoenen staan.”
- Stuur eventueel een mail of brief. Is het niet haalbaar om alle kandidaten die op gesprek kwamen op te bellen? Stuur hen dan een mail of brief waarin je uitlegt waarom ze de job niet hebben. Een standaardformulering is uit den boze. Je hebt een persoonlijke band opgebouwd, dus je moet hen ook een persoonlijk antwoord geven.
- Wees bereid om feedback te geven. Vermeld in je mail of brief zeker dat ze jou mogen contacteren voor meer feedback. Dat ben je hen verschuldigd na al hun inspanningen.
Ook interessant: www.vdab.be/magezine/juli10/sollicitanten.shtml